Министерство юстиции Республики Тыва

Инструкция по организации работы архива мирового судьи в Республике Тыва





Скачать инструкцию

Утверждена

Приказом Министерства

Республики Тыва по делам юстиции

от «19» января 2018 г. № 7

 

 

Инструкция

по организации работы архива

мирового судьи в Республике Тыва

Инструкция по организации работы архива мирового судьи в Республике Тыва разработана в целях установления единого порядка оформления и сроков подготовки документов для сдачи в архив судебных участков мировых судей в Республике Тыва (далее – мировых судей).

В Инструкции регламентированы правила подготовки и оформления документов к последующему хранению, порядок учета, использования и хранения документов в архиве мирового судьи в Республике Тыва (далее – архив), методика отбора уголовных дел, гражданских и административных дел, дел об административных правонарушениях (далее – судебных дел), материалов, нарядов, регистрационных книг, журналов, учетно-статистических карточек, номенклатуры дел и других документов для постоянного хранения, выделения их к уничтожению, а также правила передачи судебных дел, нарядов и других документов в государственные архивы.

Своевременное оформление судебных дел, формирование нарядов и документов общего делопроизводства, имеющих научную и практическую ценность, обеспечение их сохранности является важнейшей задачей аппарата мирового судьи в Республике Тыва  (далее – аппарат мирового судьи).

Качественно организованная работа с документами, своевременный и квалифицированный отбор, четкий порядок передачи указанных документов в архив, их надлежащее использование и хранение обеспечивают оперативное получение достоверной справочной и научной информации о деятельности мирового судьи.

Положения Инструкции распространяется как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми с применением средств вычислительной, компьютерной и электронной техники.

1. Общие положения

1.1. Инструкция по организации работы архива мирового судьи в Республике Тыва (далее – Инструкция) разработана в соответствии с Федеральным конституционным законом от 31 декабря 1996 года № 1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации», Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом от 08 января 1998 года № 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации», Федеральным законом от 17 декабря 1998 года № 188-ФЗ «О мировых судьях в Российской Федерации», Законом Республики Тыва от 04 ноября 1999 года № 363 «О мировых судьях в Республике Тыва », Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 года № 290, Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации 25 августа 2010 года № 558, Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 09 июня 2011 года № 112, Типовой номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденной Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 30 декабря 2008 года, Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 года  № 36, Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28 декабря 2005 года № 157, Инструкцией по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей в Республике Тыва, утвержденной приказом Министерства Республики Тыва по делам юстиции 10 июля 2015 года № 01-59, другими нормативными правовыми документами.

2. Оформление судебных дел (нарядов) и документов общего делопроизводства к последующему хранению

в архиве мирового судьи

2.1.     Решение на передачу в архив судебных дел, регистрационных книг, журналов, учетно-статистических карточек, номенклатуры дел и других документов общего делопроизводства (далее – дел (нарядов)) принимает мировой судья соответствующего судебного участка или замещающий его мировой судья. Мировой судья проверяет все производство по делу (наряду), полноту и правильность заполнения регистрационных книг, журналов, учетно-статистических карточек и других документов.

Передача (списание) в архив дел (нарядов) производится на основании резолюции мирового судьи соответствующего судебного участка, рассмотревшего дело, или замещающего его мирового судьи.

2.2. Все оконченные производством дела (наряды) для передачи в архив оформляются секретарем суда мирового судьи в соответствии с   Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации 25 августа 2010 года № 558; Инструкцией по судебному делопроизводству у мирового судьи, утвержденной приказом Министерства Республики Тыва по делам юстиции 10 июля 2015 года № 01-59 (далее – Инструкция по судебному делопроизводству) и настоящей Инструкцией.

2.3. Судебные дела подлежат оформлению для передачи в архив не позднее одного месяца после обращения к исполнению вступившего в законную силу завершающего судебного постановления, вынесенного в форме приговора, решения, определения, судебного приказа. Обращение к исполнению производится в соответствии с разделом 13 Инструкции по судебному делопроизводству.

2.4. При оформлении судебных дел, подлежащих передаче в архив на постоянное или временное (свыше 10 лет) хранение, секретарь суда мирового судьи обязан просмотреть все производство по делу, обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу судебного постановления и произвести другие действия по подготовке дела к сдаче в архив в соответствии с п. 2.17. настоящей Инструкции.

2.5. Групповое либо многоэпизодное уголовное дело, по которому вынесен оправдательный приговор в части предъявленного обвинения в связи с непричастностью подсудимого (подсудимых) к совершению преступления (преступлений) (пункт 2 части второй статьи 302 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации), подлежит передаче в архив после направления сообщения о вынесенном приговоре в органы прокуратуры и в орган, производивший окончание предварительного расследования по данному уголовному делу.

2.6. При рассмотрении мировым судьей представлений и ходатайств в порядке исполнения приговоров, связанных с отбыванием наказания в виде лишения свободы, основаниями для передачи соответствующих материалов в архив являются случаи, предусмотренные пунктом 13.2.29. Инструкции по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей в Республике Тыва. В части дополнительных наказаний и материальных взысканий основаниями для списания дела в архив являются в соответствии с пунктом 13.2.27 Инструкции по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей в Республике Тыва.

2.7. По истечении срока, установленного на обжалование постановления мирового судьи об отказе в удовлетворении представления или ходатайства, либо при не поступлении в этот срок жалобы или представления, материал для передачи в архив оформляется в соответствии с пунктом 2.6 настоящей Инструкции.

2.8. Основаниями для оформления и передачи в архив гражданских и административных дел являются:

обращение к исполнению вступившего в законную силу судебного акта;

вступление в законную силу судебного акта, решение по которому подлежит немедленному исполнению;

вступление в законную силу определения о прекращении производства по делу;

вступление в законную силу определения об оставлении иска, заявления, жалобы без рассмотрения;

вынесение судебного приказа и обращение его к исполнению.

2.9. Производство по гражданскому и административному делу, по которому иск удовлетворен, считается оконченным и дело подлежит передаче в архив после передачи (направления) исполнительных документов в подразделение службы судебных приставов либо вручения их взыскателям.

Если взыскатель не обратился за получением исполнительного документа и не просил о его направлении для исполнения в подразделение службы судебных приставов в соответствии с частью первой статьи 428 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, дело подлежит передаче в архив не позднее десяти дней после истечения срока, установленного пунктом 2.3. настоящей Инструкции.

2.10. В случае вынесения мировым судьей решения (определения) о взыскании штрафа, государственной пошлины или иных сумм в доход соответствующего бюджета, гражданское и административное дело считается оконченным и подлежит передаче в архив после приобщения к нему квитанции или иного документа об оплате либо поступления копии постановления судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства.

2.11. Гражданское и административное дело, по которому в иске отказано или иск оставлен без рассмотрения, либо производство по делу прекращено, считается оконченным и подлежит оформлению для передачи в архив после вступления решения (определения) в законную силу.

2.12. Уголовное дело считается законченным и подлежит сдаче в архив мирового судьи после обращения приговора, определения, постановления к исполнению (либо после реального их исполнения) во всех его частях: основное и дополнительное наказание, материальные взыскания и т.д.

В части основного наказания основаниями для списания дела в архив судебного участка являются в отношении лиц, осужденных:

а) к лишению свободы, - получение уведомления о том, что учреждением, где содержится под стражей осужденный, получены копия приговора, распоряжение об исполнении вступившего в законную силу приговора мирового судьи;

б) к ограничению свободы, - наличие в деле уведомления о получении уголовно-исполнительной инспекцией копии приговора и распоряжения о его исполнении;

в) к исправительным работам, обязательным работам, условно осужденных, а также осужденных к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, - получение из уголовно-исполнительной инспекции по месту жительства осужденного извещения о принятии к исполнению приговора суда (приложение № 1 к Инструкции по организации исполнения наказаний и мер уголовно-правового характера без изоляции от общества, утвержденной приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 20 мая 2009 г. № 142);

г) к штрафу, - представление осужденным квитанции об уплате наложенного штрафа либо поступление копии постановления судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства. Заверенная печатью мирового судьи копия квитанции подшивается в дело, а подлинник возвращается осужденному.

В отношении лица, к которому применены меры медицинского характера, основанием для списания дела в архив является получение сообщения о направлении лица в психиатрическое учреждение.

В части дополнительных наказаний и материальных взысканий основаниями для списания дела в архив являются:

а) по дополнительным наказаниям в виде штрафа, лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью - основания, указанные в подпунктах «в», «г» пункта 12.2.24 Инструкции по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей в Республике Тыва;

б) в отношении осужденного, лишенного по приговору специального воинского или почетного звания, классного чина или государственных наград, - поступление от органа, присвоившего звание, чин или награду, сообщения об исполнении приговора в этой части;

в) в отношении осужденного, с которого приговором взыскан ущерб, причиненный имуществу, - выдача исполнительных документов взыскателю либо направление исполнительных листов для производства взысканий по его просьбе;

г) в отношении осужденного, с которого постановлено взыскать в доход государства суммы неосновательного обогащения, средства, затраченные на лечение потерпевшего от преступления, и другие суммы, подлежащие перечислению в доход государства, - основания, указанные в подпункте «г» пункта 13.2.27 Инструкции по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей в Республике Тыва.

2.13. Основаниями для оформления и передачи в архив дел об административных правонарушениях являются:

обращение к исполнению вступившего в законную силу судебного акта;

вступление в законную силу постановления о прекращении производства по делу;

вступление в законную силу постановления о наложении взыскания в виде предупреждения, возмездного изъятия орудия совершения правонарушения (его вручения под расписку или получения направленной по почте копии лицом, в отношении которого оно было вынесено).

2.14. Полное оформление дел (нарядов) для передачи в архив производит секретарь суда мирового судьи, который в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов осуществляет:

подшивку и (или) переплет в обложку всех документов дела (наряда);

изъятие из дела металлических скрепок и скобок;

нумерацию листов и составление внутренней описи;

заполнение листа-заверителя;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение индекса и заголовка дела, указание дат начала и окончания срока хранения и др.).

2.15. Все документы в делах (нарядах) систематизируются в хронологической последовательности (документ-ответ помещается за документом-запросом), внутренняя опись (приложение 1) составляется с указанием номера и индекса документа, даты, заголовка (наименования) и номера листа в деле (наряде).

2.16. Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела (наряда) (приложение 2). Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в наряде через арифметический знак плюс.

2.17. Если дело (наряд) было сформировано (прошито или переплетено) без листа-заверителя, то он наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны обложки дела (наряда). Запрещается выносить заверительную надпись на обложку или чистый оборот листа последнего документа.

2.18.   На обложке судебного дела (приложение 3) должны быть указаны:

наименование судебного участка мирового судьи,

категория дела (уголовное, гражданское, административное, дело об административном правонарушении); по уголовному делу – фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса Российской Федерации, по которой лицо осуждено; по гражданскому делу – фамилия, инициалы истца, ответчика, либо наименование организации, суть иска.

даты начала и окончания дела (вступления в законную силу судебного постановления и его обращения к исполнению); количество листов в деле;

дата передачи в архив, архивный номер;

срок хранения дела, номер статьи в соответствии с Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 09 июня 2011 года  № 112;

подпись мирового судьи.

2.19. На обложке наряда (приложение 4) должны быть указаны индекс и заголовок (наименование) наряда в точном соответствии с указанным в номенклатуре основных дел и документов, образующихся в деятельности мирового судьи или в номенклатуре дополнительных дел, утвержденной соответствующим приказом мирового судьи.

Все остальные реквизиты заполняются так же, как на обложках судебных дел, указанных в пункте 2.17. настоящей Инструкции.

2.20. Реквизиты обложки дела (наяда) должны быть написаны светостойкими чернилами четким почерком. Наряды постоянного хранения должны быть подшиты в твердую обложку.

2.21. При оформлении к передаче в архив нарядов, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, секретарь суда мирового судьи обязан проверить помещенные в наряд документы, обращая особое внимание на то, чтобы в наряд не были подшиты несколько экземпляров (дубликатов) одного и того же документа, черновики документов, документы без подписи исполнителя или неисполненные документы.

2.22. Наряд должен содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. Если количество листов в наряде превышает 250, материалы формируются в тома в хронологическом порядке. Том № 2 может быть начат лишь после окончания тома № 1. Дата открытия тома № 2 не должна быть более ранней, чем дата окончания тома № 1.

Если наряд состоит из нескольких томов, то на обложке каждого тома проставляется общий номер, индекс по номенклатуре нарядов (основных или дополнительных) и заголовок, и уточняется содержание каждого тома в отдельности. Например:

Наряд № 12. Копии судебных постановлений вышестоящих судов по делам мирового судьи судебного участка № 1, в 3-х томах. Том № 1 – копии судебных постановлений вышестоящих судов по уголовным делам.

Наряд № 12. Копия судебных постановлений вышестоящих судов по делам мирового судьи судебного участка № 1, в 3-х томах.  Том № 2 – копии судебных постановлений вышестоящих судов по гражданским и административным делам.

Наряд № 12. Копии судебных постановлений вышестоящих судов по делам мирового судьи судебного участка № 1, в 3-х томах. Том № 3 – копии судебных постановлений вышестоящих судов по делам об административных правонарушениях.

2.23. Оформление к передаче в архив нарядов с текстами судебных актов, подлежащих размещению на официальном сайте судебного участка в соответствии с Регламентом организации размещения сведений о находящихся в суде делах и текстов судебных актов в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» на официальном сайте суда общей юрисдикции, утвержденным постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 27.01.2011 № 253, производят ответственные работники аппаратов мировых судей.

К оформлению нарядов со сведениями о находящихся в суде делах и текстов судебных актов предъявляются требования, предусмотренные пунктами 2.2., 2.13. – 2.16., 2.18. – 2.21. настоящей Инструкции. В наряды формируются тексты на бумажном носителе с резолюцией мирового судьи. Основанием для оформления и передачи в архив указанных документов является факт размещения согласованных текстов судебных актов на сайте суда.

2.24. При оформлении к передаче в архив оконченных регистрационных журналов, книг, учетно-статистических карточек секретарь суда мирового судьи обязан произвести следующие действия:

пронумеровать все листы и на оборотной стороне последнего чистого листа составить заверительную надпись;

указать срок хранения и количество листов на обложке регистрационного журнала или книги согласно номенклатуре нарядов (основных или дополнительных);

проверить соответствие учетно-статистических карточек с алфавитными указателями и заполнение всех необходимых реквизитов.

После передачи в архив учетно-статистические карточки вместе с алфавитными указателями должны храниться в картотеках (ящиках, картотечных шкафах) отдельно по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях в порядке их номеров по годам. В одном томе должно быть не более 100 – 150 прошитых учетно- статистических карточек.

2.25.   Дела (наряды), регистрационные книги, журналы, учетно-статистические карточки, номенклатуры дел и другие документы общего делопроизводства, оформленные с нарушением установленных требований, в архив не принимаются.

 

3. Экспертиза ценности документов

3.1. Экспертиза ценности дел и документов общего делопроизводства (далее – нарядов) проводится в целях оценки их юридической, исторической и иной значимости, отбора для постоянного хранения и выделения к уничтожению в соответствии с нормативными и методическими документами, утвержденными специальным уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

3.2. Проведение экспертизы необходимо:

а) при определении сроков хранения документов;

б) при составлении номенклатуры дел и документов, образующихся в деятельности мирового судьи;

в) при формировании дел по номенклатуре и проверке правильности отнесения документов к делам;

г) при подготовке документов к последующему хранению в архиве мирового судьи и их передаче на постоянное хранение.

3.3. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел (нарядов), без полистного просмотра самих документов.

3.4. Для организации и проведения экспертизы ценности документов на судебном участке создается постоянно действующая экспертная комиссия мирового судьи (далее – экспертная комиссия).

Экспертная комиссия создается приказом мирового судьи из числа наиболее квалифицированных работников в составе не менее 3 человек. Председателем экспертной комиссии назначается мировой судья, секретарем – работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива. В состав экспертной комиссии возможно включение представителя соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в области архивного дела (по согласованию). Решение о включении в состав экспертной комиссии представителя уполномоченного органа исполнительной власти в области архивного дела принимается мировым судьей. В качестве экспертов к работе экспертной комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций и учреждений.

3.5. Экспертная комиссия работает в соответствии с Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным Приказом Росархива от 19 января 1995 года № 2.

3.6. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

а) дает заключения о характере документов для определения сроков хранения дел (нарядов);

б) рассматривает годовые разделы описей судебных дел (нарядов) постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив;

в) рассматривает описи документов временного (свыше 10 лет) хранения;

г) организует работу по ежегодному отбору документов и рассматривает акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению;

д) рассматривает акты о неисправимых повреждениях документов постоянного и временного хранения и акты об отсутствии документов, подлежащих передаче в государственный архив;

е) принимает участие в подготовке и рассмотрении проектов методических рекомендаций по организации делопроизводства и работы архива мирового судьи.

3.7. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере необходимости (но не реже двух раз в год) и оформляются протоколами, которые подписываются председателем и секретарем экспертной комиссии и утверждаются мировым судьей.

3.8. Ведение делопроизводства экспертной комиссии, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагается на секретаря экспертной комиссии.

 

 

 

 

 

4. Отбор документов и оформление их на уничтожение

4.1. Находящиеся в архиве дела и документы общего делопроизводства (далее – дела (наряды)), по которым истек установленный срок хранения, установленный Перечнем (ПФС), отбираются к уничтожению. Работу по отбору документов к уничтожению осуществляет работник аппарата мирового судьи, ответственный за работу архива.

4.2. Отбор к уничтожению дел (нарядов) за определенный период оформляется актом о выделении к уничтожению дел (нарядов), не подлежащих дальнейшему хранению (приложение 5) и производится только после составления сводных описей дел (нарядов) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период.

4.3. Акты мирового судьи о передаче дел (нарядов) на постоянное хранение (приложение 6) подлежат утверждению мировым судьей только после соответствующего утверждения экспертно-проверочной комиссией государственного архива описей дел постоянного хранения за этот период. После этого мировой судья имеет право уничтожить дела (наряды), включенные в акты о выделении к уничтожению дел (нарядов) за определенный период в соответствии с установленным порядком.

4.4.     Из отобранных к уничтожению судебных дел остаются на постоянное хранение подлинники решений, приговоров, последующих определений и постановлений, в том числе вышестоящих судов.

Из прекращенных дел, дел по искам, оставленным без рассмотрения, остаются на хранение подлинники определений о прекращении производства по делу, об оставлении иска без рассмотрения

Личные документы остаются на хранение и помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа, номер дела, из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве 50 лет, после чего уничтожаются.

4.5. На решениях, приговорах и последующих определениях и постановлениях вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Затем документы подшиваются по порядку номеров дел в алфавитном порядке в отдельные наряды и помещаются в твердую обложку.

4.6. При составлении акта на выделенные к уничтожению дела должны соблюдаться следующие правила:

дела в акте располагаются по годам их рассмотрения;

в конце акта делается запись о том, что из дел изъяты подлинники судебных решений и личные документы.

4.7. Об уничтожении дел в учетно-статистических карточках делается отметка с указанием номеров и дат составления акта и протокола заседания экспертной комиссии.

4.8. Одновременно с судебными делами, рассмотренными в определенном году, к уничтожению выделяются документы общего делопроизводства (наряды), по которым истекли установленные сроки хранения.

4.9. Дела (наряды) временного хранения не могут быть уничтожены ранее установленных для них сроков хранения. По решению экспертной комиссии мирового судьи сроки хранения отдельных дел могут быть продлены исходя из их научной и практической ценности по согласованию с экспертно-проверочной комиссией государственного архива.

Уничтожение документов временного хранения производится только после утверждения описей дел постоянного хранения экспертно-проверочной комиссией государственного архива.

4.10. Акты о выделении к уничтожению дел (нарядов) подшиваются в отдельный наряд в хронологическом порядке. В регистрационных журналах (графа «Примечание») или учетно-статистических карточках (специальный пункт или свободное поле) делается запись об уничтожении дела (наряда) с указанием даты составления акта.

4.11. Выделенные к уничтожению дела (наряды) сдаются на утилизацию. Передача на утилизацию оформляется актом приема-передачи документов на уничтожение, в котором указывается дата передачи, количество включенных в акт дел (нарядов) и объем бумажной макулатуры (приложение 5-1). Перед сдачей дела (наряды)  упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем работника аппарата мирового судьи, ответственного за работу архива.

В случае отсутствия организаций, производящих утилизацию, дела (наряды)  уничтожаются комиссионно путем сожжения в специально отведенных для этого местах. Уничтожение дел (нарядов) с указанием их наименования и количества оформляется актом комиссии.

4.12. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел (нарядов) для хозяйственных нужд.

 

5. Порядок определения сроков хранения дел (нарядов)

5.1. Сроки хранения дел и документов устанавливаются в соответствии с  Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 (далее – ПТУД) и Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 09 июня 2011 года № 112 (далее – ПФС).

5.2. Сроки хранения дел (нарядов), которые не предусмотрены ПТУД, ПФС и Типовой номенклатурой, устанавливаются экспертной комиссией исходя из их научной и практической ценности, по согласованию с экспертно-проверочной комиссией государственного архива.

5.3. Сроки хранения дел (нарядов) определяются по документам, имеющим наибольший срок хранения. Исчисление сроков хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним.

Например, исчисление сроков хранения дел (нарядов), законченных делопроизводством в 2016 году, начинается с 1 января 2017 года.

5.4. Сроки хранения уголовных дел исчисляются с момента:

погашения судимости;

вступления в законную силу оправдательного приговора;

вступления в законную силу постановления о прекращении производства по делу.

5.5. Сроки хранения гражданских и административных дел исчисляются с момента:

обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта;

вступления в законную силу определения о прекращении производства;

вступления в законную силу определения об оставлении иска, заявления, жалобы без рассмотрения;

вынесения судебного приказа и обращения его к исполнению.

5.6 Сроки хранения дел об административных правонарушениях исчисляются с момента:

обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта;

вступления в законную силу постановления о прекращении производства по делу.

 

6. Составление описей на дела (наряды) постоянного и временного хранения

  6.1.      Для обеспечения комплектования архива на все завершенные производством судебные дела и дела общего делопроизводства (далее – дела (наряды)) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности документов, составляются описи дел, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Опись – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и других сведений о составе и содержании дел, необходимых для их систематизации и учета. Опись является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим их оперативный поиск.

6.2. Описи дел (нарядов) состоят из годовых разделов и охватывают группу документов, определенных по значимости. Годовой раздел каждой описи заканчивается итоговой записью, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел (нарядов), числящихся по описи, первый и последний номера дел (нарядов), а также оговариваются особенности нумерации дел (нарядов) в описи (наличие литерных, пропущенных номеров и т.п.).

6.3. Описи дел (нарядов) утверждаются мировым судьей и подписываются составителем описи с указанием его должности и лицом, ответственным за работу архива. Описи дел (нарядов) постоянного хранения (приложение 7) также утверждаются экспертно-проверочной комиссии государственного архива.

Описи дел постоянного хранения отличаются от описей дел временного (свыше 10 лет) хранения отсутствием в них графы 5 «Срок хранения дела (тома, части)» (приложение 8).

6.4.     При составлении описей необходимо соблюдать следующие требования:

1) каждое дело (наряд) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

2) каждая опись ведется с единой, валовой нумерацией в течение нескольких лет. Опись заканчивается при наборе 1000 (одной тысячи) единиц хранения;

3) номера по порядку в годовом разделе описи должны продолжать нумерацию годового раздела описи предшествующего года;

4) при заполнении графы «Индекс дела (наряда)» для судебных дел указываются их номера, соответствующие индексам дел (нарядов) по Типовой номенклатуре дел, с добавлением порядкового номера дела (наряда) или номера тома дела (наряда);

5) графа «Заголовок дела (тома, части)» заполняется на основании записи, сделанной на обложке дела (наряда). Заголовок с обложки переносится в опись без сокращений;

6) если в опись вносятся дела (наряды), состоящие из нескольких томов, то в ней указывается также заголовок дела (наряда) с обложки, затем записываются номера томов. Каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

7) графа «Примечание» используется для отметок о приеме дел (нарядов), особенностях их состояния, передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый документ, наличие копий и т.п.

8) если на одной странице описи включено несколько нарядов по однородному виду преступлений, например «О причинении легкого вреда здоровью», то за первой записью вида преступления следует делать запись «То же».

6.5. После внесения в опись дела (наряда) на его обложке рядом с пометкой «постоянно» проставляются номер описи и номер дела (наряда) по описи.

6.6.     К законченной описи составляется лист-заверитель описи (приложение 9), в котором указываются количество листов описи, общее число дел (нарядов), внесенных в опись, а также годы начала и окончания описи.

 

7. Порядок представления описей дел (нарядов) постоянного хранения

на утверждение экспертно-проверочной комиссии

7.1. Подлежащие передаче в государственные архивы описи судебных дел и дел общего делопроизводства (далее – дел (нарядов)) постоянного хранения представляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии государственного архива. Перед направлением описей на утверждение проверяется наличие дел (нарядов), включенных в эти описи.

7.2. При первом представлении описей на дела (наряды) постоянного хранения в государственный архив к каждой описи составляется историческая справка, в которой излагаются принципы отбора дел (нарядов) на постоянное хранение и порядок систематизации дел (нарядов) в описи.

7.3. Описи дел (нарядов) постоянного хранения предварительно рассматриваются экспертной комиссией мирового судьи, после чего в конце раздела ставится гриф «Одобрено» с указанием номера протокола экспертной комиссии и даты заседания, на котором он был рассмотрен.

7.4. Описи дел (нарядов) постоянного хранения составляются в четырех экземплярах и направляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии государственного архива через два года после сдачи дел в архив мирового судьи.

После утверждения три экземпляра описи возвращаются в архив мирового судьи и хранятся в специальном наряде у работника, ответственного за работу архива. Первый контрольный экземпляр описи остается в государственном архиве.

7.5. На экземпляре описи дел (нарядов) хранящегося в архиве мирового судьи должностное лицо государственного архивного дела ставит штамп о принятии документов на учет и дату утверждения описи экспертно-проверочной комиссией государственного архива.

7.6. Мировой судья получает право самостоятельно решать вопрос об уничтожении дел (нарядов) по которым истек срок хранения, установленный Перечнем (за исключением судебных решений), только после утверждения годовых разделов описей дел (нарядов) постоянного хранения экспертно-проверочной комиссией государственного архива.

8. Порядок передачи в архив, хранения и использования

дел (нарядов) постоянного и временного хранения

8.1. В архив мирового судьи дела (наряды) постоянного хранения передаются в те же сроки, что и дела (наряды) временного (свыше 10 лет) хранения по описям (приложение 7, 8).  К законченной описи составляется лист-заверитель описи (приложение 9).

8.2. О передаче в архив судебного дела делается отметка в учетно-статистической карточке, с указанием даты и подписи лица, сдающего и принимающего дело.

8.3. Поступившие в архив мирового дела (наряды) хранятся по фондам в хронологическом порядке и систематизируются в зависимости от объема дел (нарядов) по 10 – 50 дел (нарядов) в коробке. На каждой коробке указываются начальные и конечные регистрационные номера дел (нарядов), помещенных в коробку.

Решение на передачу в архив дел и материалов принимает мировой судья. При этом судья проверяет все производство по делу, материалу. На обложке дела, материала проставляются отметки о передаче дела в архив, дата передачи и подпись судьи. В акте передачи дел в архив мировой судья проставляет подпись и гербовую печать.

Работник аппарата мирового судьи ответственный за работу архива составляет акт передачи дел в архив, при этом на основании акта в присутствии архивариуса осуществляется  передача дел на судебных участках. Проверяется наличие дел по акту передачи, правильность оформления дел согласно Инструкции судебного делопроизводства на судебных участках мировых судей по Республике Тыва, опись дел, нумерация всех страниц, подпись судьи на деле, количество страниц строго указывается в конце дел на листе заверителе, прописью и числом при этом работник аппарата мирового судьи  должен расписаться на листе заверителе, и поставить печать.  

8.4. В архив мирового судьи не передаются:

1) судебные дела, по которым решения не обращены к исполнению. В этом случае в учетно-статистической карточке делается отметка о том, у кого находится дело на хранении;

2) дела (наряды) кратковременного хранения (до 5 лет) или «до минования надобности». Такие  дела (наряды) уничтожаются по истечении срока хранения, предусмотренного Типовой номенклатурой или по миновании надобности, о чем составляется соответствующий акт (приложение 5).

8.5. Из архива мирового судьи судебные дела (наряды), дела общего производства и другие документы выдаются в случае служебной необходимости во временное пользование с письменного разрешения мирового судьи.

8.6. Отметка о выдаче из архива дела (наряда) производится в книге (журнале), где указываются: номер дела, дата выдачи, кому выдано и какой целью, роспись в получении дела и дата возвращения дела (приложение 10). Письменные запросы хранятся в отдельном наряде.

9. Сроки и порядок сдачи судебных дел и дел общего делопроизводства    на хранение в государственный архив

9.1. Передача судебных дел и дел общего делопроизводства  (далее –  дела (наряды)) на постоянное хранение в государственный архив оформляется актом приема-передачи документов на государственное хранение (приложение 6), который составляется в двух экземплярах. Представители сдатчика (архив мирового судьи) и приемщика (государственный архив) расписываются обоих экземплярах акта приема-передачи дел (нарядов). Первый экземпляр акта остается в государственном архиве, второй экземпляр возвращается в архив мирового судьи.

9.2.   Передаче на хранение в государственный архив подлежат:

1) дела общего делопроизводства постоянного срока хранения – по истечении 15-летнего срока хранения в архиве мирового судьи;

2) судебные дела (наряды) постоянного срока хранения – по истечении 75-летнего срока хранения в архиве мирового судьи.

9.3. Перед передачей дел (нарядов) в государственный архив секретарь суда мирового судьи (архивариус) совместно с работником государственного архива проводит проверку наличия, физического и санитарно-гигиенического состояния дел (нарядов), включенных в годовые разделы описей.

9.4. В случае если при передаче дел (нарядов) будет обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых документов, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел (нарядов). Номера отсутствующих дел (нарядов) оговариваются в акте приема-передачи дел (нарядов) на хранение в государственный архив, а причины их отсутствия – в справке мирового судьи, прилагаемой к акту приема-передачи дел (нарядов).

9.5. При обнаружении неисправимых повреждений документов, включенных в дела (наряды) секретарь суда мирового судьи (архивариус) и работник государственного архива составляют акт (приложение 11). Устранение обнаруженных дефектов проводится работниками аппарата мирового судьи.

9.6. Мировой судья, передающий дела (наряды) на хранение в государственный архив, обязан принять меры к восстановлению утраченных судебных производств (глава 38 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации).

На отсутствующие документы составляется акт об утрате дел (нарядов), розыск которых исчерпан (приложение 12). Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями в случае их наличия.

 9.7. Перевозку дел (нарядов) в государственный архив обеспечивает мировой судья при участии отдела по обеспечению деятельности мировых судей Республики Тыва.

10. Учет документов в архиве мирового судьи

10.1. Все документы, хранящиеся в архиве мирового судьи, должны быть учтены и описаны. Учет документов в архиве – это средство контроля их наличия и обеспечения сохранности.

10.2. Основными учетными документами в архиве мирового судьи являются:

1) паспорт архива;

2) номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мирового судьи;

3) описи дел (нарядов) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

4) журналы выдачи дел (нарядов);

5) акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению;

6) акты приема-передачи документов на государственное хранение;

7) акты проверки наличия и состояния дел (нарядов).

10.3.   Вспомогательными учетными документами являются:

1) книга учета дел (нарядов) постоянного хранения;

2) книга учета дел (нарядов) временного (свыше 10 лет) хранения.

10.4.   Дела (наряды) учитываются по описям. Учет поступления дел (нарядов) постоянного и временного (свыше 10 лет)  хранения ведется раздельно.

Годовые разделы описей учитываются под тем же номером, который был присвоен описи при первом поступлении.

Описи дел (нарядов) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения нумеруются отдельно.

10.5. Учетные документы должны находиться в одном месте и храниться в металлических шкафах.

10.6. Архив мирового судьи ежегодно (по состоянию на 1 декабря) представляет в государственный архив паспорт архива (приложение 13) и сведения об изменениях в составе и объеме фондов.

11. Проверка наличия дел (нарядов) в архиве мирового судьи

11.1. В целях обеспечения сохранности документов в архиве мирового судьи комиссией, назначаемой председателем районного (городского) суда, производится проверка наличия и состояния дел (нарядов).

11.2. В ходе проверки осуществляется:

установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;

выявление и устранение недостатков в учете документов;

выявление отсутствующих документов и организация их розыска;

выявление и учет документов, требующих реставрации, профилактической и технической обработки.

11.3. Проверка проводится в сроки, установленные мировым судьей, но не реже одного раза в пять лет при большом объеме документов.

Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве мирового судьи:

после перемещения дел в другое помещение;

при смене мирового судьи или лица, ответственного за ведение архива;

после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц.

Результаты проверки оформляются актом (приложение 14).

11.4. При проверке наличия и состояния документов необходимо:

сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения;

изымать дела, не внесенные в опись;

изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями.

Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. Неучтенные дела помещаются вслед за учтенными делами для последующей обработки и описания.

11.5. Если при проверке обнаружено отсутствие дел (нарядов), то на основании распоряжения мирового судьи организуется розыск не обнаруженных дел (нарядов) силами работников аппарата мирового судьи.

11.6. В этих целях рекомендуется:

изучить все учтенные документы по выдаче дел (нарядов) из хранилища;

организовать розыск не обнаруженных при проверке дел (нарядов) на соответствующих судебных участках мировых судей, в деятельности которых образовались необнаруженные дела (наряды), предварительно изучив их сдаточные описи;

проверить находящиеся рядом дела (наряды);

изучить дело фонда – акты о выделении дел (нарядов) к уничтожению, ранее составленные акты проверки их наличия и состояния.

11.7. Обнаруженные в итоге розыска дела (наряды) размещаются на соответствующие места, а в карточке учета необнаруженных дел (нарядов) делается отметка об их обнаружении с указанием даты и подписи должностного лица.

Дела (наряды), причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела (наряда), и составляются справки о проведении розыска.

11.8. После рассмотрения результатов розыска экспертной комиссией мирового судьи и утверждения ее решения мировым судьей, необнаруженные дела (наряды) снимаются с учета, о чем составляется соответствующий акт (приложение 12).

11.9. После утверждения актов об отсутствии дел (нарядов) или неисправимых повреждениях, необнаруженные и поврежденные дела (наряды) исключаются из описей листов фондов.

11.10. По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись «проверено», проставляется дата проверки, запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей.

11.11. Проверка наличия и состояния дел (нарядов) считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел, утвержденных государственным архивом.

11.12. При смене лица, ответственного за ведение архива, прием-передача документов архива, учетных документов и научно-справочного аппарата к документам архива, а также помещения архива, инвентаря и оборудования проводится по акту.

11.13. При приеме-передаче дел в обязательном порядке проводится проверка наличия и состояния документов архива, учетных документов и научно-справочного аппарата к документам архива, печатей и штампов архива.

11.14. При уходе с должности мирового судьи документы архива, учетные документы и научно-справочный аппарат к документам архива передаются по акту приема-передачи ответственному за ведение архива работнику аппарата мирового судьи данного судебного участка.

При вступлении в должность мирового судьи ответственный за ведение архива работник аппарата мирового судьи передает мировому судье по акту приема-передачи документы архива, учетные документы и научно-справочный аппарат к документам архива.

11.15. Перед передачей документов упраздненного судебного участка проводится проверка наличия и состояния дел, хранящихся на судебном участке и в архиве, а также их упорядочение.

12. Научно-справочный аппарат

12.1. Научно-справочный аппарат (НСА) - структурированная совокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации.

Для обеспечения сохранности и поиска архивных документов, использования содержащейся в них информации в архиве создается научно-справочный аппарат.

12.2. В состав научно-справочного аппарата входят:

учетная документация;

картотеки, в которых сведения о содержании документальных материалов отражены на алфавитных и регистрационных карточках;

методические пособия по различным видам архивных работ и организация документов делопроизводства;

исторические справки и дополнения к ним как носящие первичную информацию.

 

13. Организация использования документов архива мирового судьи

13.1. Использование документов архива мирового судьи проводится только с разрешения соответствующего мирового судьи. Работник аппарата мирового судьи, ответственный за работу архива, для служебного использования документов архива мирового судьи:

выдает документы архива работникам аппарата мирового судьи;

направляет на основании письменного запроса документы в другие организации и учреждения по указанию мирового судьи;

информирует мирового судью о составе и содержании документов;

выдает копии, справки и выписки из архивных документов, с регистрацией факта выдачи в соответствующем журнале (приложение 15).

13.2. Работники, получившие документальные материалы, отвечают за их сохранность.

13.3. Порядок хранения в архиве мирового судьи изъятых у лиц, содержащихся под стражей, паспортов, воинских и депутатских билетов, орденских книжек и других личных документов, а также выдача копий документов и выписок по запросам организаций, учреждений и физических лиц аналогичен порядку, предусмотренному для районных судов.

Отдельные документы из судебных дел, а также заверенные копии этих документов и письменные справки по делам выдаются работником аппарата мирового судьи, ответственным за архив, обвиняемым, подсудимым, осужденным, оправданным, потерпевшим, лицам, участвующим в деле и их представителям по гражданскому делу по письменному заявлению на основании резолюции мирового судьи, а по нерассмотренным делам – на основании резолюции мирового судьи с оплатой в надлежащих случаях государственной пошлины. Эти заявления приобщаются к делу.

13.4. Сведения о наличии вышеуказанных документов в архиве и их содержании сообщаются заинтересованным учреждениям по их запросам.

13.5. Выдача дел, документов и копий документов, находящихся в архиве мирового судьи, производится по письменному разрешению мирового судьи на основании запросов или заявлений организаций, учреждений или физических лиц и регистрируется в книге учета выдачи документов во временное пользование. На выданное дело заводится карточка-заместитель, к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно запрошено и получено, дата выдачи, расписка получателя, дата возвращения в архив и подпись специалиста архива, принявшего дело. Дела выдаются на срок не более одного месяца.

Выдача дел по письменному запросу производится с резолюцией судьи. Работник аппарата мирового судьи должен проверить сохранность дела, страницы по описи, сохранность листа заверителя при получении дела из архива. В журнале учета выдачи дел из архива расписывается работник аппарата мирового судьи.   В журнале выдачи дел из архива судебного участка отмечается, когда, кому и по какому запросу дело направлено, когда оно возвращено в архив. Возврат дела осуществляется в течение месяца.

Назначенный работник архива  обязан контролировать возврат дел в архив и не реже одного раза в месяц докладывать мировому судье.

До возвращения дела в архив требование о его высылке, копии сопроводительного письма, приговора или решения хранятся в контрольной папке.

По истечении месяца ответственный работник (архивариус) запрашивает данное дело у лица, получившего дело. В случае не получения ответа или отсутствии сведений о местонахождении дела об этом сообщается в отдел по обеспечению деятельности мировых судей.

Возврат дела в архив осуществляется работником аппарата мирового судьи, получившим данное дело, при этом в присутствии архивариуса проверяется опись дела постранично и лист-заверитель. По возвращении дела (материалов) делается отметка об этом, ставится подпись архивариуса в журнале учета выдачи дел.  

В случае если после возращения дела ответственным работником (архивариусом) выявлено изъятие, повреждение материалов дела, а также внесение в них исправлений и дописок, об этом незамедлительно письменно сообщается мировому судье и в отдел обеспечения деятельности мировых судей Республики Тыва.

13.6. Ознакомление с судебным делом, находящимся в архиве мирового судьи, лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами допускается только с письменного разрешения мирового судьи.

13.7. Ознакомление с судебным делом без его выдачи производится в рабочем помещении в обстановке, исключающей возможность изъятия судебных дел и документов, либо из судебного дела документов (листов) или внесения в него каких-либо изменений.

13.8. Лица, перечисленные в п. 13.6 данной Инструкции, делают письменную отметку о своем ознакомлении с делом на документе (заявлении, доверенности), послужившем основанием для допуска к ознакомлению с делом. Данный документ подшивается к делу работником аппарата мировых судей и вносится во внутреннюю опись дела. При отказе указанных лиц от подписи запись об ознакомлении производится ответственным работником аппарата мирового судьи.

13.9. Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа, заклеиваются плотным листом бумаги и опечатываются. Печать и штамп «Копия верна» ставят таким образом, чтобы частично захватить лист бумаги, заклеивающий концы нити.

13.10. Выдаваемые мировым судьей копии приговоров, решений, постановлений и определений по уголовным, гражданским и административным делам, в том числе определений и постановлений, вынесенных вышестоящим судом, должны быть прошиты, пронумерованы, заверены и скреплены печатью. В тех случаях, когда приговор, решение, постановление и определение были изменены вышестоящим судом, об этом следует указать в выдаваемой копии.

На копии также указывается, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого мирового судьи находится дело.

Лицо, получившее копию, должно расписаться в справочном листе. В случае направления копии документа по почте в справочном листе делается об этом отметка. В случае направления документа почтой копия сопроводительного письма подшивается в дело.      

13.11. Подлинные документы, представленные сторонами по гражданскому делу, возвращаются сторонам с обязательным оставлением в деле копий, заверенных мировым судьей. Лицо, получившее подлинный документ из дела, должно расписаться в получении этого документа на копии, оставленной в деле.

13.12. Документы, изъятые в ходе расследования уголовного дела и не приобщенные к материалам дела в качестве вещественных доказательств, могут быть выданы под расписку их законным владельцам при поступлении от них соответствующего письменного заявления на основании резолюции мирового судьи.

14. Оборудование помещения архива мирового судьи,

режим его работы

14.1. Для обеспечения сохранности дел (нарядов) и других документов общего делопроизводства, создания необходимых условий для работы архива мирового судьи отводится специально оборудованное помещение.

14.2. Архив должен размещаться в зданиях или отдельных помещениях, отвечающих требованиям пожарной безопасности и недоступных для посторонних лиц, иметь свободные выходы к лифтам и лестничным клеткам в случае эвакуации.

14.3. В помещении архива должны соблюдаться температурно-влажностные, санитарно-гигиенические, световые условия, обеспечивающие длительную сохранность документов и нормальные условия для работы с ними.

Для хранения архивных документов запрещается использование неприспособленных подвальных помещений.

14.4. Архив должен иметь помещение для приема и временного хранения документов, оборудование для перемещения документов внутри архива и для выемки дел, размещенных на верхних полках, для уборки помещений и уборки пыли со стеллажей.

14.5. Ответственный за работу архива работник аппарата мирового судьи должен пройти инструктаж по вопросам противопожарной безопасности, охране труда и технике безопасности, ознакомиться с правилами пользования противопожарным инвентарем, с инструкциями по эксплуатации архивных стеллажей, бактерицидных ламп, лестниц-стремянок, оргтехники и иного имущества архива.

Инструктаж работников архивов мировых судей по противопожарной безопасности, охране труда и технике безопасности должен проводиться не реже одного раза в год.

14.6. Помещение архива должно быть оборудовано:

металлическими дверями с усиленными замками и с запечатыванием дверей;

металлическими решетками на окнах;

пожарной и охранной сигнализацией;

системой автоматического пожаротушения для обеспечения пожарной безопасности;

термометрами и гидрометрами для контроля температуры и влажности воздуха, согласно показаниям которых должны приниматься меры к обеспечению нормальной температуры и влажности воздуха;

картотечными шкафами для хранения карточек и справочных материалов;

металлическими стеллажами.

14.7. В помещении архива рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах +14 до +20 градусов по Цельсию и относительную влажность воздуха от 50 до 60 процентов.

14.8. В помещении архива категорически запрещается:

установка печей и дымоходов;

применение открытого огня;

использование нагревательных приборов, размещение посторонних объектов;

курение.

14.9. Электропроводка в помещении архива должна быть скрытой или вмонтированной в металлические трубы, осветительная арматура полугерметичной. Штепсельные розетки для переносных ламп или пылесосов должны быть герметичными или устанавливаться в металлических распределительных шкафах или коробках.

Рабочие комнаты архива должны быть отделены от хранилища и кроме электрического освещения иметь естественное освещение.

14.10. В помещении архива должны приниматься меры, исключающие возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли, проводиться влажная уборка помещений и санитарные дни для уборки пыли со стеллажей, коробок и связок.

14.11. Помещения, стеллажи, шкафы и полки должны быть пронумерованы. На каждом стеллаже устанавливается указатель, в котором обозначается номер стеллажа, полки, наименование, регистрационные номера и крайние даты документов, размещенных на каждой полке. Также размещаются информационные таблички с указанием высот стеллажей уровней хранения, максимально допустимой нагрузки на каждый уровень (полок).

14.12. Местонахождение документов в архиве закрепляется постеллажными указателями с четко оформленными ярлыками.

 

15. Организация электронного архива мировых судей

15.1. В целях обеспечения открытости стадий судебных дел, доступности электронного архива и текстов судебных актов в процесс делопроизводства на судебных участках мировых судей внедряются автоматизированные информационные системы. Для оперативного поиска, хранения и упорядочения судебных документов и актов, ускорения обмена информацией между судебными участками, организации оперативного доступа к документам для ознакомления граждан с материалами дела, снижение нагрузки на участок, ксерокопирования, сокращение расходов на содержание бумажных архивов и высвобождения их площади создается электронный архив.

Электронное архивирование судебных документов позволяет повысить открытость и доступность судебной системы в целом, осуществлять расширенный и быстрый поиск судебных дел и актов, хранить и упорядочивать разнородную информацию, обеспечивать автоматизированный контроль за поступлением документов в архив.

15.2. Обязательное формирование электронного архива судебных дел предусматривает федеральное законодательство. Электронный архив, как правило, состоит из: списка всех рассмотренных судебных дел с указанием реквизитов дела, участников процесса, результата рассмотрения, и непосредственно текстов судебных актов (приговор, решение, постановление и т.д.).

15.3. Для организации общего списка электронного архива работники аппаратов мировых судей:

своевременно вносят информацию о судебных делах, передаваемых в архив, в специализированном программном комплексе;

поддерживают актуальность информации, размещенной в специализированном программном комплексе;

периодически и своевременно передают необходимые данные на единый сайт мировой юстиции Республики Тыва, за исключением судебных дел, не подлежащих по законодательству опубликованию;

следят за их размещением и доступностью на сайте, уведомляют уполномоченных должностных лиц о работе в данном направлении.

15.4. Формирование электронного архива судебных документов мировых судей включает в себя следующие операции работников аппаратов мировых судей:

сканирование судебных актов;

форматирование полученного документа, формирование электронного архива обработанными (отсканированными) документами;

формирование электронной картотеки судебных дел и документов, хранящихся в электронном архиве;

отслеживание за размещением судебных документов и их доступностью на сайте, уведомлять уполномоченных должностных лиц о работе в данном направлении.

15.5. При пересылке текстов судебных актов на общедоступный единый сайт мировой юстиции Республики Тыва, производится исключение (или изменение на псевдонимы) из текстов судебных актов информации, не подлежащей опубликованию в соответствии с законодательством Российской Федерации.

 

 

ПРИЛОЖЕНИЯ

(формы)

Приложение 1

 

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов, находящихся в деле (наряде) № _____

за 20 ____год

 

№ 
п/п

Индекс  
документа

Дата  
документа

Наименование
 и краткое содержание 
 документа

Номера листов  в деле (наряде)

Примечание

1

2

3

4

5

6

Итого _________________________________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Количество _______________________________ листов внутренней описи.

                                           (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,                  

составившего внутреннюю опись                                                           

документов дела (наряда)                                  Подпись                           Расшифровка подписи

Дата

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 2

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ

дела (наряда) № ______

В деле прошито и пронумеровано _________________________________(листа(ов),

                                                    (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные листы __________________________________________________________,

пропущенные  номера листов _______________________________________________

листы внутренней описи ______________________________________________________

 

Особенности физического состояния      
         и формирования дела (наряда)

Номера листов

1

2

 

Наименование должности лица,                       

составившего заверительную                                                                   

надпись                                                                Подпись                           Расшифровка подписи

Дата

                                                                                                              Приложение 3

(обложка дела)

 

__________________________________________________________________________

(субъект Российской Федерации)

__________________________________________________________________________

(наименование судебного участка мирового судьи)

    Уголовное

       Гражданское

                                              ДЕЛО № ____________

 

по обвинению

__________________________________________________________________________

по иску (заявлению)

__________________________________________________________________________

 

Поступило ________________

Рассмотрено ________________

Сдано в архив__________________

Архивный номер__________________

Срок хранения (статья)____________________

Подпись мирового судьи__________________

 

 

                                                                                                  

 

 

 

 

 

 

    Приложение 4

(обложка наряда)

 

Фонд № ___________

Опись № __________

Ед. хр.____________

______________________________________________________

(субъект Российской Федерации)

________________________________________________________

(наименование судебного участка мирового судьи)

 

НАРЯД № __________

_______________________________________________________________________

(заголовок наряда)

__________________________________________________________________________

 

Начато:__________________

Окончено:________________

На ________________листах

Сдано в архив__________________

Архивный номер__________________

Срок хранения (статья) ___________________

Подпись мирового судьи__________________

 

Приложение 5

                                                                                       

                                                                                                                        УТВЕРЖДАЮ

                                                                                                                        мировой судья

                                                                                                                       судебного участка № __

                                                                                __________   _________________

                                                                                       (подпись)        (расшифровка подписи) 

                                         ____________

                                     (дата)

АКТ № _____

о выделении к уничтожению документов, не подлежащих

дальнейшему хранению

На основании__________________________________________________________________

                                                 (название и выходные данные перечня документов

__________________________________________________________________________________,

                                       с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы  ____________________________________________________

                                                                          (наименование судебного участка)

№ п/п

Заголовок дела или групповой заголовок дел

Дата

 дела

Номер дела

Индекс

(тома, части) по номенклатуре или архивный номер дела  

Кол-во дел (томов, частей)

Срок хранения дела (наряда, тома, части)

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

Итого_______________________________________ дел за _____________________годы.

                            (цифрами и прописью)                                                               

 

 

Описи дел постоянного хранения за __________годы утверждены экспертно-проверочной комиссией _________________________________________________________

                                              (наименование архивного учреждения)

(протокол от _____________________№ ____________________________________).

Наименование должности лица,                             

проводившего экспертизу

ценности документов                                         Подпись                          Расшифровка подписи

                                 

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертной комиссии

судебного участка №_______

от  _______ № _______

 

Документы в количестве ____________________________________ дел  весом       

                                                                       (цифрами и прописью)

_________кг. сданы в _________________________ на                                       

                                          (наименование организации)

переработку по приемо-сдаточной накладной.

 

Наименование должности лица,                             

сдавшего документы                                          Подпись                           Расшифровка подписи

                                 

Дата

 

Изменения в учетные документы внесены.   

 

Наименование должности лица,                             

внесшего изменения в учетные

документы                                                           Подпись                           Расшифровка подписи

                                 

Дата 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 5-1

 

 

АКТ №             

приема-передачи документов на уничтожение

Мировой судья судебного участка_____________________________________________

                                                                          (наименование судебного участка)

Республики Тыва сдал, а_______________________________________________________

                                                                                        (наименование исполнителя)

принял для уничтожения нижеперечисленные документы:

п/п

Наименование документов

Количество

Объем макулатуры (куб.м.)

1

2

3

4

Сдал:                                                                                             Принял:
Мировой судья  судебного участка № _____                           ___________________

Дата                                                                                              Дата

                                             

Приложение 6

УТВЕРЖДАЮ                                                                                                                                      УТВЕРЖДАЮ

мировой судья                                                                                                                                           Директор

 судебного участка №___                                                                                                              государственного архива

_______    __________________                                               _______     ___________________  (подпись)  (расшифровка подписи)                                                  (подпись)     (расшифровка подписи)

_____                                                                                                    ______

(дата)                                                                                                     (дата)                          

гербовая печать мирового судьи                                                       гербовая печать государственного

                                                                                                              архива

______________________

     (место составления)

АКТ №______

приема – передачи документов на государственное хранение

 

В связи с истечением срока хранения документов___________________________

                                                                                                   (наименование судебного участка)

передает в _____________________________________________________, который

                                                     (наименование государственного архива)

принимает на государственное хранение документы за _______________ годы и справочный аппарат к ним:

№ п/п

Название, номера описи

Количество экземпляров описи

Количество дел (ед.хр.)

Количество копий

Примечание

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

Итого принято ___________________________ единиц хранения (в том числе

                                                       (цифрами и прописью)

страховых копий).

                                              

В государственном архиве фонд № ___________________________________________. 

Передачу произвели:                                                                Прием произвели:

 

Наименование должностных лиц,                                          Наименование должностных лиц,

производивших передачу                                                         производивших прием

_______    __________________                                               _______     ___________________  (подпись)  (расшифровка подписи)                                                  (подпись)     (расшифровка подписи)                                                                                                    _____                                                                                                    _____

(дата)                                                                                                    (дата)                                                

Приложение 7

 

                                                                                                                                                                                                                    УТВЕРЖДАЮ

                                                                                                                                                               Мировой судья судебного участка № ___

                                                                                                     ____________   _________________

                                                                                                                                              (подпись)             (расшифровка подписи) 

 

                                                                                                              _______________

                                                                                                       (дата)

Фонд № ______       

ОПИСЬ № _____

дел (нарядов) постоянного хранения за 20 ____год


№ п/п

Индекс дела

Заголовки дела (тома, части)

Дата дела

(тома, части)

Количество листов

 в деле (томе, части)

Примечание

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 


В данный раздел описи внесено___________________________________________ дел

                                                                                     (цифрами и прописью)

с №____________________ по №_________________________ , в том числе:

литерные номера _______________________________________________________________,

пропущенные номера ___________________________________________________________.

Наименование должности лица,                      

составившего опись                                           Подпись                           Расшифровка подписи

Дата

 

Наименование должности лица,

ответственного за архив                                    Подпись                           Расшифровка подписи

Дата

 

СОГЛАСОВАНО                                                              УТВЕЖДЕНО

Протокол экспертной комиссии                             Протокол экспертно-проверочной

судебного участка  № ___                                       комиссии архивного учреждения от____________№________                                    от _____________ № ________

                                                                                                                                       

 

Приложение 8

                                                                                                                                                                                         УТВЕРЖДАЮ

                                                                                                                                                                                         Мировой судья

                                                                                                                                                                                         судебного участка № ___

                                                                               ___________   __________________

                                                                                           (подпись)             (расшифровка подписи) 

                                             _______________

                                       (дата)

Фонд № ______

ОПИСЬ № _____

дел (нарядов) временного (свыше 10 лет) хранения

за 20____год


№ п/п

Индекс дела

Заголовки дела (тома, части)

Дата дела (тома, части)

Срок хранения дела (тома, части)

Количество листов в деле (томе, части)

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 


В данный раздел описи внесено___________________________________________ дел

                                                                                     (цифрами и прописью)

с №____________________ по №_________________________ , в том числе:

литерные номера __________________________________________________________,

пропущенные номера _____________________________________________________.

Наименование должности лица,                      

составившего опись                                           Подпись                           Расшифровка подписи

Дата

 

Наименование должности лица,

ответственного за архив                                    Подпись                            Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертной комиссии

судебного участка  № ____                                       

от _____________ № ________

 

Приложение 9

 

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ОПИСИ № ___

 

Всего в настоящую опись внесено ________________________________ дел (нарядов).

                                                                        (цифрами и прописью)

Опись на _________________________________________________________ листах.

                                                      (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера: __________________________,

пропущенные номера: ______________________.

 Опись начата « ____ » ______________

 Опись окончена « ____ » ______________

 

Наименование должности лица,                      

составившего опись                                           Подпись                  Расшифровка подписи

Дата

Приложение 10

                                                                                                                        

ЖУРНАЛ

выдачи дел (нарядов) № ______

 Начата ______________

 Окончена _____________

(Форма титульного листа книги выдачи дел (нарядов)


№ п/п

Архивный номер

Номер и наименование дела

Дата выдачи

Кому выдано,

основание выдачи

Расписка в получении

дела

Дата возврата дела  (подпись)

Расписка архивариуса в возвращении дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

9

 

 

 

 

 

 

 

 


 

Итого в ___________ году выдано из хранилища ______________________

                                                                                                   (цифрами и прописью)

_______________________________________________________ единиц хранения.

           

Наименование должности лица,                      

составившего итоговую запись                        Подпись                Расшифровка подписи

Дата

Приложение 11

__________________________________________________________________________________

(наименование судебного участка)

                                                                                                                                                                                                    УТВЕРЖДАЮ

                                                                                                                                                                                                   Мировой судья

                                                                                                                                                                                                 судебного участка № ___

                                                                             ____________   _________________

                                                                                          (подпись)          (расшифровка подписи) 

Фонд №____________________                                 ______________

                                    (дата)

______________________                   

         (место составления)

АКТ№______

о неисправимых повреждениях документов

                           

В фонде обнаружены документы, признанные неисправимо поврежденными:

п/п

Опись №

Дело №

Кол-во листов (время звучания, метраж)

Заголовок поврежденного дела (документа)

Крайние даты

Сущность и

причины повреждения

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

Итого обнаружено неисправимо поврежденных _________________________________                                                                                                                 

                                                                                                             (цифрами и прописью)

документов. Перечисленные документы подлежат списанию ввиду:_____________________

______________________________________________________________________________.

Наименование должности лица,

ответственного за архив                                    Подпись                            Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертной комиссии

судебного участка  № ____                                      

от _____________ № ________

Изменения в учетные документы архива внесены: _____________________________           

Наименование должности лица,

внесшего изменения в учетные

документы                                                           Подпись                           Расшифровка подписи

Дата

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 12

_____________________________________________________________________________________

(наименование судебного участка)

                                                                                                                                                                                                         УТВЕРЖДАЮ

                                                                                                                                                                                                   Мировой судья

                                                                                                                                                                                                 судебного участка № ___

                                                                                __________   _____________________

                                                                                            (подпись)             (расшифровка подписи) 

Фонд №____________________                                    ____________

                                   (дата)

______________________                   

        (место составления)

АКТ№______

об утрате дел (нарядов), розыск которых исчерпан

В   результате ____________________________________________________________

                                      (плановая проверка, перемещение документов и т.д.)

установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел. Предпринятые архивом мирового судьи исчерпывающие меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем постоянно действующая экспертная комиссия судебного участка № ______ считает возможным снять с учета следующие документы (дела (наряды)):

Опись №

Дело (наряд) №

Заголовок дела (наряда)

Крайние даты

Количество листов

Предполагаемые причины отсутствия

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

Итого ____________________________________________________ единиц хранения.

                                                         (цифрами и прописью)

Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующими единицами хранения: ____________________________________________________________

                                                     (номера ед. хр. и их групповые заголовки)

_____________________________________________________________________

 

Наименование должности лица,

ответственного за архив                                    Подпись                            Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертной комиссии

судебного участка  № ____                                       

от _____________ № ________

 

Изменения в учетные документы архива внесены:______________________            _____________        

Наименование должности лица,

внесшего изменения в учетные

документы                                                           Подпись                           Расшифровка подписи

Дата

 

 

Приложение 13

 

 

ПАСПОРТ

архива мирового судьи судебного участка № _____

на 20____год

1. Общие сведения:


Код строки

Количество фондов

Площадь архивохранилища (кв.м)

Загруженность архивохранилища (%)

А

1

2

3

101

 

 

 


2. Сведения о документах:

показатели

Код строки

Количество единиц хранения

всего

Крайние даты

Из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения

Хранится сверх установленного срока

Образуется в год дел

начальная

конечная

всего

крайние даты

начальная

конечная

А

Б

1

2

3

4

5

6

7

8

Постоянного хранения

201

Временного хранения

202

 

Условия хранения документов (нужное подчеркнуть):

хранилище: есть, нет;

сухое, сырое; светлое, темное;

отопление: центральное, печное, отсутствует;

стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; отсутствуют;

шкафы: металлические, деревянные; отсутствуют;

сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет;

температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается.

 

Мировой судья

 судебного участка № ­­­­­_____     Подпись                            Расшифровка подписи

 

Дата

 Фамилия и телефон исполнителя

 

Приложение 14

______________________________________________________________________________________

(наименование судебного участка)

                                                                                                                                                                                                                     УТВЕРЖДАЮ

                                                                                                                                                                                                   Мировой судья

                                                                                                                                                                                                 судебного участка № ___

                                                                             ____________   _______________                                                                                                      (подпись)             (расшифровка подписи) 

Фонд №____________________                                                     ______________

                                  (дата)

______________________                   

         (место составления)

                                    

АКТ№______

проверки наличия и состояния дел (нарядов)

_______________________________________

(постоянного, временного хранения)

Основание ________________________________________________________________

                            (плановая проверка, перемещение документов и т.д.)

Составлен комиссией:

Председатель комиссии______________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы)

Члены комиссии:______________________________________________________________________

  (наименование должностей, фамилии, инициалы)

_______________________________________________________________________________

Проверка проводилась с__________________20___г. по ____________________20___г.

Проверкой установлено:

1. Всего числится по описям__________________________________________________ дел,

                                                                                       (цифрами и прописью)

в   том  числе  по  описям,  утвержденным  (согласованным)  с  ЭПК  архивного учреждения__________________________________________________________ дел.

                                                                                       (цифрами и  прописью)

2. Всего не оказалось в наличии:_______________________________________________ дел.

                                                        (цифрами и  прописью)

3. Имеются литерные номера:

3.1. не учтенные в итоговых записях описей: ____________________________________ дел.

                                                         (цифрами и  прописью)

4. Пропущено номеров:

4.1. не учтенные в итоговых записях описей:____________________________________ дел.

                                                    (цифрами и  прописью)

5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам_______________________ ________________________________________________________________________дел

(цифрами и  прописью)

6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи) _____________________________________________________________________ дел.

(цифрами и  прописью)

7. Имеется не включенных в описи __________________________________________  дел.                                                                    (цифрами и  прописью)

8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеется в наличии

______________________________________________________________________ дел.

(цифрами и  прописью)

из них:

8.1. требующих дезинфекции: _________________________________________________ дел;

                                                    (цифрами и  прописью)

8.2. требующих дезинсекции: _________________________________________________ дел;

                                                    (цифрами и  прописью)

8.3. требующих реставрации: _________________________________________________ дел;

                                                    (цифрами и  прописью)

8.4. требующих переплета и подшивки: _________________________________________дел;

                                                    (цифрами и  прописью)

8.5. требующих восстановления затухающих текстов:_____________________________ дел;

                                                                                     (цифрами и  прописью)

8.6. неисправимо поврежденных  _______________________________________ дел;

                                                        (цифрами и  прописью)

8.7. требующих технической обработки ___________________________________ дел;

                                                        (цифрами и  прописью)

8.8. выдано во временное пользование  ___________________________________ дел.

                                                    (цифрами и  прописью)

9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов с указанием основных отрицательных явлений в состоянии и условиях их хранения ________________________________________________________________________.

 

Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел  _____________. 

                                                                                                                      (№ листов)

Проверку проводили:

         

Наименование должности                                 Подпись                       Расшифровка подписи

  

Наименование должности                                 Подпись                       Расшифровка подписи

 

Наименование должности                                 Подпись                       Расшифровка подписи

 

Дата

                                                                                                          Приложение 15

______________________________________________________________________________

(наименование судебного участка)

ЖУРНАЛ

регистрации выданных копий, выписок, справок, других документов

 

№ п/п

Автор запроса, исх. номер, дата, адрес, телефон

Дата и регистрацион

ный номер запроса

Содержа

ние запроса

Название выданного документа (копия, выписка, справка и др.)

Дата и регистрацион

ный номер выданного документа

Расписка в получе

нии или дата отправки

Примеча

ние

1

2

3

4

5

6

7

8